Warehouse Management System

  La evolución de Warehouse Management Systems (WMS) es muy similar a la evolución de muchas otras soluciones de software. Inicialmente, de ser un sistema para controlar el movimiento y almacenamiento de materiales dentro de un almacén, el rol de WMS se ha extendido para incluir maquila (light manufacturing), administración de transportes (transportation management), administración de ordenes (order management), y su integración con los sistemas de Back-office. Lo que es claro es que la expansión del traslape en funcionalidad entre Warehouse Management Systems, Enterprise Resource Planning, Distribution Requirements Planning, Transportation Management Systems, Supply Chain Planning, Advanced Planning and Scheduling, y Manufacturing Execution Systems solo incrementará el nivel de confusión entre compañías que están buscando soluciones de software para sus operaciones.

Aunque WMS continua agregando funcionalidad, la funcionalidad básica inicial de WMS no ha sido realmente cambiada. El propósito inicial de WMS es controlar el movimiento y almacenamiento de materiales en una operación. Direccionar el picking, direccionar el replenishment, y direccionar el putaway son las claves para WMS. La disposición detallada y el procesamiento en un WMS puede variar significativamente desde un software a otro, sin embargo la lógica básica usará una combinación de ítem, ubicación, cantidad, unidad de medida, e información de ordenes para determinar donde está el stock, donde hacer el pick, y en que secuencia realizar estas operaciones.


El WMS WISE, de la empresa norteamericana Royal 4 Systems, nace del conocimiento de las mejores prácticas para manejar Centros de Distribución. Por ello contar con un sistema como WISE permite que expertos puedan automatizar sus operaciones y puedan darles una guía de cómo manejar las operaciones y el diseño del Centro de Distribución.

WISE es una solución compuesta por software y hardware orientada a la automatización de las tareas de Centros de Distribución, desde la recepción hasta el despacho, usando tecnología RF/RFID, código de barras y EDI.

WISE está orientado a manejar las operaciones de Centros de Distribución sin papel, permitiendo además manejar exacta y rápidamente la información de los inventarios. WISE optimiza y genera las rutas más eficientes para la recepción, almacenamiento y despacho. También genera la guía de despacho y las etiquetas de código de barras.

Beneficios post implementación de WISE

·          Información en Tiempo Real: es uno de los mayores beneficios ya que permite contar con información rápida y veraz las 24 horas del día. Cada vez que en el Centro de Distribución se realiza alguna transacción, el sistema actualiza la información de manera inmediata, para que el Administrador del Centro de Distribución pueda tomar decisiones.

·          Mejor Uso del espacio: esta mejora (entre un 10 a 20%) se ha visto concretada a través de las diferentes implementaciones de WISE en empresas de diversos sectores industriales. Esto se obtiene debido a que el sistema requiere de un centro de distribución organizado, con sus ubicaciones, áreas y zonas identificadas. Además el sistema permite almacenamiento caótico, lo que permitiría de igual manera controlar el inventario así no se tengan ubicaciones predefinidas para los productos. Adicionalmente se da una optimización en el espacio debido a la alta rotación de los inventarios.

·          Mejor manejo de inventarios: debido a que se tienen las ubicaciones identificadas y la información de lo que hay realmente en cada una, se puede saber en el momento justo si se requiere más inventario para suplir una orden.

·          Agiliza Proceso de Órdenes: debido a que el sistema interactúa con los sistemas administrativos (ERP) por medio de interfaces prediseñadas, las órdenes llegan al sistema casi desde el mismo momento en que la información llega al sistema administrativo. En ese mismo momento el sistema generará las tareas correspondientes a cada una de las órdenes, pudiéndolas realizar de la forma más eficiente.

·          Reducción en la supervisión del trabajo: debido a que el sistema genera todas las tareas que debe realizar el operario, estas quedan registradas en el sistema, con el respectivo estado (completada, en proceso, nueva, disponible, etc.). Esto le permite al administrador del sistema tener un completo control de los operarios y medir la productividad de cada uno.

·          Completo Control del Centro de Distribución: el sistema permite tener una visibilidad total no sólo del inventario, sino de las operaciones realizadas y a realizar, permite conocer y controlar el que, el cómo, el dónde de todas las tareas realizadas dentro del Centro de Distribución.

·          Reduce pérdidas de Producto: el sistema maneja toda la información del producto desde que entra hasta que sale, llevando toda la trazabilidad del mismo. Además el sistema permite manejar un control del producto por vencimiento.

·          99%+ certeza en los Inventarios: de acuerdo a la información que se encuentra en el sistema se sabe con certeza cuanto producto se tiene y la ubicación específica de cada uno. Adicionalmente todo el flujo del producto se ve reflejado en el sistema ya que en cada momento se usa radiofrecuencia.

·          Mejor servicio al cliente: debido a que se tiene un mejor control del inventario, se puede ofrecer un producto adecuado, en el momento adecuado y en las cantidades adecuadas.

·          Imputaciones directas a Cuentas por Cobrar: debido a que el sistema cuenta con una interfase al sistema de administración (ERP), permite el intercambio de datos entre los dos sistemas.

·          Mejora el Flujo de efectivo: menor % de errores en el despacho genera menos demoras en los pagos por errores de facturación.

·          Mejora Consolidación de Cuentas por Cobrar: ya que cuenta con toda la información relacionada con los clientes y las órdenes.

·          Reduce el Papeleo: ya que la información es manejada por medio del sistema, reduciendo al máximo todas las tareas que requieren de escribir información en formatos y/o documentos adicionales. Debido al uso de radio frecuencia y a la generación de tareas, el operario no necesita de documentos que le indiquen lo que debe hacer. Además WISE hace interfase con el ERP o sistema administrativo, entregándole en forma automática las transacciones de inventario.

·          Mejora Rutas internas de la bodega: Debido a que el sistema cuenta con algoritmos para generar rutas internas que reducen recorridos y maximizan movimientos de productos. Además proporciona una planeación de despachos fácil, ágil y flexible.
 
Un beneficio importante de la automatización es la mejora en la captura de datos, y por ende la reducción de errores. Esto se traduce en una mayor satisfacción del cliente y en inventarios reducidos. Esto, combinado con el uso de terminales de radio frecuencia y lectores de código de barras, proporcionan una confiabilidad de casi el 100% en el inventario, una visibilidad total y una optimización de las operaciones dentro del centro de distribución.

La utilización de un sistema de administración de Centros de Distribución facilita algunas operaciones dentro de ella. En un WMS se puede definir las reglas de ubicación, contenedores, equipo empacado entre otros. WISE optimiza las tareas con base en estas reglas predefinidas.

WISE permite optimizar cada una de las operaciones que se realizan dentro del Centro de Distribución, tanto de entradas, como internas y de salidas. Por medio del uso de RF/RFID WISE permite dirigir al operario en todas las tareas que debe realizar. Estas tareas son generadas por el sistema automáticamente basado en ciertos planes parametrizados de acuerdo al modelo de operación del Centro de Distribución, y basándose en los documentos de recepción para los procedimientos de entrada y de despacho para los procesos de salida.